Der Weg zum Ziel!

Bitte beachten Sie, daß eine Reform des DM auch mit der richtigen Vorgehensweise steht und fällt. Es mag hierbei durchaus Spielarten geben, jedoch bleiben die grundlegenden Eckpunkte hiervon unberührt. In diesem Sinne sollte die von uns empfohlene Vorgehensweise als Rahmen verstanden werden.

Projektdefinition

In dieser Phase ist zu klären, welche Ziele mit der Einführung eines DMS verfolgt werden sollen: Verbesserung der Auffindbarkeit von Dokumenten, Beschleunigen von dokumentenbezogenen Abläufen, Kosteneinsparungen durch Optimierung des Speicherplatzes etc. Können Minimal- und/oder Maximal-Ziele angegeben werden? Welche Organisationseinheiten sollen mit dem neuen System arbeiten? Werden in dieser Phase nicht klare Meßlatten festgelegt, fällt eine spätere Evaluierung des Reformgeschehens sehr schwer.

Projektplanung

In der zweiten Phase wird im Rahmen der Vorgaben und des zur Verfügung stehenden Budgets sowie Zeitraums der Projektablauf geplant. Es werden geeignete Arbeitspakete und Meilensteine festgelegt, Ansprechpartner, Unterstützer, Teammitglieder und Informationsquellen benannt. In der Feinplanung gilt es die Methodik der Informationsgewinnung sowie die geeigneten Quellen festzulegen (Einzelpersonen, Abteilungen, Projektgruppen) , die Untersuchungsreihenfolge abzustecken und konkrete erste Termine festzusetzen um schnell beginnen zu können (Untersuchungsdesign).

Analyse/Design

Auf Basis des Untersuchungsdesigns kann die Analyse der relevanten dokumentenbezogenen Sachverhalte erfolgen. Dazu zählt unter anderem das Identifizieren der Dokumente und ihrer typischen Charakteristika, die Darstellung ihrer Einbindung in die wichtigsten Abläufe, das Ermitteln vorhandener Schwachstellen im derzeitigen Umgang mit Dokumenten, etc.

Aus der kritischen Auseinandersetzung mit den Gegebenheiten rekrutiert sich sodann das Aufstellen eines neuen Organisationskonzepts zur Gestaltung des künftigen DM sowie die Beschreibung des Potentials einer Unterstützung durch ein DMS. Diese Betrachtungen erfolgen in der Form sog. Problemzonen-/Bedarfslandkarten und darauf Bezug nehmender Lösungsszenarien. Sie zeigen überschlägig den Aufwand/Nutzen einer DMS-Umsetzung, kommentieren deren sachliche und organisatorische Durchführbarkeit und beziehen neben technischen Überlegungen auch mögliche personelle Gestaltungsprobleme mit Blick auf Mitarbeiter sowie Führungskräfte (Akzeptanz, Aufklärung, Aufgabenverteilung, ...) ein.

Ergebnisse dieser überragend bedeutsamen Phase sind also der Analysebefund „Ist“, ein organisatorisch-funktionales Fach- und Feinkonzept sowie ggf. ein systembezogenes Pflichtenheft, um auf dessen Grundlage eine Anbieterauswahl durchführen zu können.

Systemauswahl

Um das für den Kunden optimale System zu ermitteln, werden die in der Designphase erarbeiteten Anforderungen an das zukünftige technische System mit den herstellerseitigen Lösungsangeboten konfrontiert. Anhand dieser Kriterien und eines zweckmäßig gestalteten Gewichtungsverfahrens werden die gebotenen Lösungen verglichen, bewertet und ausgewählt.

Umsetzung und Change Management

Nach Festlegung einer generellen Umsetzungsstrategie werden dann Pilotprojekte sowie die Reihenfolge deren Umsetzung definiert sowie eine genaue Aufwandsabgrenzung durchgeführt. Eine wichtige Rolle spielt auch das Aufstellen von Migrations- und Informationsstrategien sowie das ständige Begleiten der Mitarbeiter bei den Gestaltungs- und Umstellungsprozessen. Natürlich erfolgt eine laufende Evaluierung und Zielverfolgung.

Ihre Ansprechpartner: Prof. Dr. Stefan Sorg, Prof. Dr. Manfred Seifert

Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!

Tel: 089 / 74 28 77 – 0

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