Ausgabe 05 / 2003

Der Widerspenstigen Zähmung
Dokumentenmanagement aus Benutzersicht: was entscheidet über die Akzeptanz?

Abstract:
In diesem Artikel werden zunächst diejenigen Fehlvorstellungen und Ressentiments im Zusammenhang mit dem Thema Dokumentenmanagement dargelegt, die der Akzeptanz und damit der optimalen Nutzung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in Unternehmen häufig entgegenstehen. Die Fehlvorstellungen beruhen dabei zum einen auf einem nach wie vor falschen Verständnis des Begriffs Dokumentenmanagement und dessen Reduktion auf Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, wohingegen die Ressentiments ihre Ursache meist in zutiefst menschlichen Charaktereigenschaften wie Besitzdenken (auch im Umgang mit Dokumenten) sowie einem grundsätzlichen Misstrauen gegenüber Neuerungen haben.

Diese Fehlvorstellungen und Ressentiments gilt es in Unternehmen zu erkennen und zu beseitigen. Anhand von Beobachtungen und Beispielen aus der Praxis wird erörtert, welche Faktoren und Zusammenhänge eine breite und sinnvolle Nutzung von DM/DRT häufig behindern und verhindern. Anschließend werden jeweils Lösungswege aufgezeigt, die Akzeptanz von DMS / DRT bei den Nutzern positiv zu beeinflussen um das Leistungsniveau des Systems zu optimieren. Die dabei erörterten Aspekte sind unter anderem: die häufig mangelhafte Ergonomie von DM-Systemen, die Notwendigkeit die Mitarbeiter durch Aufklären und Überzeugen zunächst zu einer kritischen Reflexion ihrer bisherigen Arbeitsweise im Umgang mit Dokumenten zu bewegen, um sie darauf aufbauend zu einer kooperativen Gestaltung und Nutzung des DMS zu motivieren. Welche besondere Bedeutung bei der Bewältigung dieser Aufgabe dem Management zukommt wird ausführlich dargelegt.

Für Fragen zu diesem Artikel und weitergehende Informationen zum Thema stehen Ihnen die beiden Autoren Prof. Dr. Stefan Sorg und Matthias Kurth sehr gerne zur Verfügung.