Unter „Records“ versteht man Informationen (auf Dokumenten oder in Dateien) eines Unternehmens, die einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen und/oder aus geschäftlichen wie betrieblichen Gründen als aufbewahrungswürdig angesehen werden.

Die Verwaltung und Aufbewahrung dieser elektronischen und nichtelektronischen Geschäftsunterlagen ist die Aufgabe des „Records Management (RM)“. Das RM sollte dabei den gesamten Lebenszyklus der Records berücksichtigen: von der Erstellung über die Aufbewahrung bis hin zur Vernichtung. Das Managen der Records umfasst darum ebenso das Verwalten und Anwenden notwendiger Ablage- und Indizierungsstrukturen sowie der Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen.