Voraussetzungen und Vorgehen für eine sichere Umsetzung der Anforderungen.

Die Umsetzung der gesetzlichen Erfordernisse für Compliance wird im Jahr 2005 zu einem Schlüsselthema. Die elektronische Betriebsprüfung ist Realität. Auf was ist zu achten?

Vor drei Jahren wurde die gesetzliche Basis für die digitale Betriebsprüfung geschaffen („Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen - GDPdU“ vom 16.07.2001). Nun wird es von Jahr zu Jahr wahrscheinlicher, bei der nächsten Betriebsprüfung damit konfrontiert zu werden. Was heißt das für das betroffene Unternehmen?

Die Prüfer werden steuerlich relevante Unterlagen und Aufzeichnungen, die originär digital im Unternehmen vorliegen, in maschinell auswertbarer Form verlangen. Das geprüfte Unternehmen muss somit den Prüfern Datenzugriff in mittelbarer oder unmittelbarer Form gewähren oder die Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zur Verfügung stellen (siehe Abb.1).

 
Abb.1: Zugrifsarten bei der elektronischen Betriebsprüfung 

Stellt man sich als Unternehmen dieser Herausforderung, kann man leider keine GDPdU-Software kaufen, installieren und dann loslegen. Es gibt z. Zt. (noch) nicht „die“ GDPdU-Software. Vielmehr ist eine auf die betrieblichen und gesetzlichen Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens angepasste Lösung (bzgl. Software und Organisation) zu schaffen. Eine gründliche Planung des Vorhabens ist daher erfolgskritisch.

Um welche Daten und Dokumente handelt es sich?
Es geht es um steuerlich relevante Daten betrieblicher DV-Systeme und um Dokumente wie Rechnungen, Angebote, Verträge, etc. aber z.B. auch um E-Mails oder Kalkulationsgrundlagen auf Excelbasis soweit sie in digitaler Form vorliegen. Die maschinelle Auswertbarkeit erfordert neben den Daten an sich auch „alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen“ (s. „Beschreibungsstandard zur Datenträgerüberlassung“ des BMF).

Für die Definition der Daten und Dokumente empfiehlt es sich, gemeinsam mit dem Steuerberater und ggf. mit dem Finanzamt eine Auswahl zu treffen. Beide sollten daher frühzeitig in die Projektarbeit mit einbezogen werden. 

Welche Prozesse und SW-Anwendungen sind betroffen?
Grundsätzlich gilt es alle Prozesse zu betrachten, in denen die vorher bestimmten Dokumente vorkommen. Zugleich ist es sinnvoll, im Zuge dieser Betrachtung auch die grundlegende Effizienz dieser Prozesse zu prüfen, bevor man eine elektronische Unterstützung konfektioniert. Spätere Änderungen sind meist aufwändiger!

So wird (und muss) es in vielen Fällen zu einer Neugestaltung mindestens aber Optimierung von Abläufen kommen. Beispiel Rechnungseingang per E-Mail: Die Unveränderbarkeit elektronischer Dokumente muss gesichert werden. Daher sind Rechnungen, so wie ins Unternehmen eingegangen, zu speichern. Laufen sie erst in persönliche Postfächer, könnten sie dort von den Empfängern verändert werden. Ein vorheriges sicheres Abgreifen ist notwendig und damit eine Änderung der Prozessschritte, Beteiligten und z.B. der Zugriffsrechte erforderlich.

Welchen Anforderungen muss eine künftige Lösung genügen?
Hier sind sowohl technische (Schnittstellen, Dokumentformate, IT-Infrastruktur,...), funktionale (Oberfläche, Einzelfunktionen, ...) als auch organisatorische (Zugriffsrechte, ...) Anforderungen zu berücksichtigen.

Idealerweise bietet sich eine möglichst integrierende Anwendung an. Derzeit bieten ECM- wie ERP-Anbieter entsprechende GDPdU-Komponenten die mehr oder weniger ausgereift sind. Welche Lösung Sie letztlich benötigen, hängt von verschiedenen Parametern ab, die über die reine Funktionalität hinausgehen, z.B.: Wie flexibel ist die Lösung an künftige Änderungen anpassbar? Wie ist die Kompatibilität zu anderen Unternehmensanwendungen zu bewerten?

Fazit:
Die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen (siehe Abb. 2) ist wichtig und sollte ernst genommen werden. Beachten Sie aber gleichzeitig auch betriebliche Aufbewahrungs- und Auswertungsinteressen, die Ihnen verbesserte Möglichkeiten schaffen, Entscheidungen nachzuvollziehen und zu treffen. Und ergreifen Sie die Chance: nutzen Sie den gesetzlichen Druck, um Ihre Prozesse leistungsfähiger, qualitätssicherer und letztlich kostengünstiger zu gestalten!

 
Abb.2: Weiterführende Hinweise zum Thema Compliance und GDPdU. 

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