Welche Rolle sollte die Personalabteilung im Rahmen von ECM-Projekten spielen?

ECM-Projekte fallen meist unter die Ägide der IT oder der Organisationsabteilungen. Die Einbeziehung der Personalabteilung bei DMS-Projekt erscheint aber aus mehreren Gründen sinnvoll.

ECM-Systeme helfen Mitarbeitern, Aufgaben effizienter zu lösen, besser zu kollaborieren und steigern die Leistungsfähigkeit. Das gründet sich z.B. auf den Wegfall von Routinetätigkeiten oder unproduktiven Prozessschritten aber auch auf neue Funktionen oder Kooperationsmöglichkeiten.

Die Einbeziehung der Personalabteilung sollte dabei aus personalwirtschaftlicher und projektbezogener Sicht heraus betrachtet werden.

Personalwirtschaftliche Sicht

Aus Sicht der Personalabteilung gibt es folgende Anknüpfungspunkte:

• Die Stellenzuschnitte können sich ändern, weil es erweiterte Arbeitsumfänge und z.T. neue Qualifikationsanforderungen gibt. Daraus folgen neue Stellenbeschreibungen und möglicherweise sogar neue Vergütungs- und/oder Leistungsansprüche. Dies ist originäre Aufgabe der Personabteilung. Häufig wird dieser Part vernachlässigt, weil die Personalabteilung nicht eingebunden wird.

• Hinzu kommt ein notwendiges Training oder zumindest eine Einweisung in das neue System. Hier ist die Personalabteilung als Fachstelle für Schulung und Weiterbildung gefragt. Meist bieten zwar die ECM-Systemdienstleister Schulungen bzw. Trainings an, aber die notwendige Qualitätsbeurteilung der Trainings (evtl. gibt es betrieblichen Qualitätsvorgaben für Schulung und Weiterbildung) sollte von der Personalabteilung vorgenommen werden.

• Ein weiterer Punkt sind Wegfall bzw. Neuschaffung von Stellen. Entstehen neue Stellen werden Beschaffungs- oder Qualifizierungsvorgänge notwendig, fallen Stellen weg stehen die Abwicklung von Freisetzung oder die Organisation von Umschulung an. Auch hier ist die Personalabteilung der richtige Ansprechpartner.

Projektsicht

Die Projektleitung sollte aus zwei Gedanken heraus eine Einbeziehung anstreben:

Angst vor Veränderungen, Wegfall von „gewohnten“ Aufgaben und damit befürchteter Bedeutungsverlust können erhebliche Widerstände hervorrufen. Die Umwälzungen durch ECM führen daher in der Anfangsphase oft zu Akzeptanzproblemen. Die mit der technischen Umsetzung betraute IT muss sich mit dieser Problematik auseinandersetzen, obwohl sie aus fachlicher Sicht nicht die richtige Ansprechpartnerin dafür ist. Für die Wahl der passenden Vorgehensweise und der richtigen Methoden, um den Mitarbeitern Ängste zu nehmen bzw. Widerstände zu lockern, sollte die Personalabteilung daher mit ihrem Sachverstand einbezogen werden.

Ein weiterer Diskussionspunkt sind Zugriff und Sicherheit: Zugriffsbeschränkung/-gewährung auf Informationen, mitloggen von Zugriffsinformation (Dokumente, Häufigkeit, Dauer etc.). Dieses Feld wird häufig allein durch den Betriebsrat besetzt. Die Personalabteilung kann aber hier die Projektleitung schon frühzeitig beraten bzw. unterstützen.

Fazit:

Die Personalfachstellen sollten in ein ECM-Projekt eingebunden werden. Ob dies in Form eines Projektmitarbeiters oder auf dem Wege verstärkter Konsultationen geschehen sollte, hängt letztlich vom Projektumfang und der konkreten Problematik ab.

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