Was ist beim mobilen Umgang mit Dokumenten zu beachten?

Gerade Vielreisende (Manager, Berater, aber auch Fachkräfte wie Ingenieure etc.) haben den Bedarf, Dokumente in elektronischer Form jederzeit lesen und/oder bearbeiten zu können. Bestes Beispiel hierfür ist die Präsentation, die 5 Minuten vor dem Termin noch letzte Änderungen erfährt. Bei der Einführung/Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) stellt sich die Frage, ob man Dokumente jederzeit offline „dabei“ haben muss (z.B. auf dem Laptop) oder ein mobiler Zugriff aufs Firmennetzwerk sinnvoller ist.

Plant man den Einsatz eines solchen Systems und möchte auch mobil damit arbeiten, sollte man sich u.a. folgende Fragen stellen:

• Welche organisatorischen Anforderungen stellen sich beim Umgang mit Dokumenten?
• Welche technischen Bedingungen bestehen?
• Welche sicherheitsrelevanten Gesichtspunkte sind zu berücksichtigen?
• Welche rechtlichen Vorschriften wirken auf den Umgang mit Dokumenten ein?

Zugriff durch Einzelperson oder Gruppen?

Geht eine einzelne Person mit einem individuellen Dokumentenbestand um, ist eine Mitnahme von Dokumenten wenig problematisch – ob mit oder ohne Dokumentenmanagement. Es müssen keine Dokumentversionen abgestimmt werden, ein gleichzeitiger Zugriff durch andere ist nicht zu erwarten.

Greifen dagegen mehrere Personen verändernd auf Dokumente zu (z.B. in einer Projektgruppe), sieht das schon ganz anders aus. Es wird gleichzeitige Zugriffe auf dasselbe Dokument geben. Legen die Mitarbeiter Dokumente zudem noch individuell ab, kommt es fast zwangsläufig zu mehr oder minder aufwändigen Abstimmungsrunden über die Frage nach dem gültigen Dokument. Aus diesem Grund ist es vorteilhafter, eine einheitliche Dokumentenbasis zu schaffen, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können. Ergibt sich die Notwendigkeit, Dokumente aus dieser Basis herauszulösen oder zu kopieren, weil ein ständiger Zugriff nicht möglich ist, dann ist eine klare Regelung darüber notwendig. Die kann z.B. eine Kommentierung oder sogar Sperrung des kopierten Dokuments betreffen.

Einsatz von DMS

Der Einsatz eines DMS schafft diese einheitliche Dokumentenbasis und vermeidet damit Inkonsistenzen (z.B. durch Versionierung). Das Problem des mobilen Zugriffs ist aber nur z.T. gelöst. Es gibt z.B. bei vielen Produkten die Möglichkeit, Dokumente in Kopie mitzunehmen und diese dabei für den Zugriff anderer zu sperren (check-out-Funktion). Bei automatisierten dokumentenbezogenen Prozessen (z.B. Freigabe- und Überarbeitungszyklen) ist das aber nicht immer problemfrei möglich. Hier ist ein Onlinezugriff sinnvoller als Mitnehmen.

Grundsätzlich stellt sich immer die Frage, wie viele und welche Dokumente man offline „dabei“ haben muss. Die Möglichkeiten von Windows XP mit seiner Synchronisationsfunktion bspw. und die heutige Speicherkapazität „erlauben“ die Kopie ganzer Ordner mit unzähligen Dokumenten. Müssen es aber die „kompletten“ Wissensbestände sein? Ist eine kleine Auswahl, die man ggf. mittels Onlinezugriff ergänzt, nicht ausreichend?

DMS schränken die Freiheit hier bewusst ein, indem sie den Nutzern nur die Auswahl einzelner Dokumente ermöglichen. Zwar gibt es Replikationsfunktionen mit der Möglichkeit umfangreichere Bestände zu kopieren, aber eben nur im Lesezugriff. Somit bleibt die Konsistenz der Datenbestände im Unternehmen gesichert.

Aufgrund der aktuellen Entwicklungen im Bereich der Übertragungsraten für mobile Datenübertragung erscheint es zudem nur eine Frage der Zeit, bis wir jederzeit und überall die notwendigen Bandbreiten haben, um auch große Datenmengen schnell übertragen zu können. Dem Öffnen der viele Megabyte großen Präsentation direkt vom Firmennetzwerk steht dann also nichts mehr im Wege …

Rechtliche Vorschriften

Im Zuge der gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung und zur Unveränderbarkeit von elektronischen Dokumenten ist besonderes Augenmerk auf Dokumente zu richten, die steuerlich relevant und/oder zur Nachvollziehbarkeit von geschäftlichen Entscheidungen wichtig sind. Unter welchen Bedingungen ist es z.B. zulässig solche Dokumente aus dem überwachten Firmennetz zu entfernen? Dies kann im Zweifelsfall zu entscheidenden Nachteilen bei Steuerprüfungen bzw. Rechtsstreitigkeiten führen. Dies sollte bei Überlegungen bzgl. Onlinezugriff vs. Mitnahme berücksichtigt werden.

 Abb.1 Einflussfaktoren beim mobilen Zugriff auf Dokumente

Fazit

Die Entscheidung „Onlinezugriff“ vs. „Mitnahme“, hängt nicht nur von den technischen Möglichkeiten ab. Eine gesunde Skepsis ggü. diesbezüglich erhobenen Maximalforderungen, mit entsprechend beträchtlichem Risikopotential evtl. aber nur marginalem Nutzen, ist anzuraten.

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