Was leistet Change Management für ein DMS-Projekt?

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) verändert den Umgang mit Dokumenten nicht selten entscheidend. Es geht nicht nur um neue und bessere Funktionen, sondern um ein verändertes Denken: Weg vom Prinzip „mein Dokument“ hin zum Prinzip „unser Dokument“. Ein DMS hilft, kollaborative Erfordernisse umzusetzen und auch rechtlichen Anforderungen zu begegnen. Lebens- und Bearbeitungszyklen von Dokumenten werden nachvollziehbar, Aktenbestände transparent. Damit wendet sich ein DMS-Einsatz auch gegen manche Zugriffsprivilegien und Arbeitsgewohnheiten – und die lassen sich nicht so einfach ändern.

Change Management ist daher für die wirkungsvolle Einführung eines DMS unabdingbar. Die absehbaren Veränderungen, deren Akzeptanz und der Nutzen einer DMS-Lösung, natürlich auch das vorauslaufende Implementierungsgeschehen sind aktiv zu kommunizieren und zu gestalten. „Change Management“ beginnt deutlich vor der realen Einführung eines DMS beginnen und sichert darüber hinaus die Umsetzung kontinuierlich ab.

Typisierung der Eingriffsstärke

Nicht alle DMS-Projekte stellen gleich schwierige Herausforderungen. Maßgeblich bestimmen die individuelle Zielstellung, der Umfang und die Komplexität der künftigen Lösung das passende Change Management Konzept. Eine grobe Typisierung des DMS-Projekts kann hier schon frühzeitig dabei helfen, die erforderliche Intensität des Konzepts zutreffend einzuschätzen: Wie tiefgreifend wird sich das Arbeitsverhalten ändern (müssen), sind grundlegende Veränderungen der Denkweise („Paradigmenwechsel“) entscheidend, welche Rolle spielen die tangierten Prozesse? (Abb. 1)

 Abb. 1: Typisierung von DMS-Projekten zur Einschätzung des Changemanagementbedarfs

• Geht es z.B. um die Einführung eines klar abgegrenzten Prozesses mit eindeutigen, auch sofort spürbaren Nutzeneffekten für die Anwender? Hier kann der Aufwand für das Change Management im allgemeinen relativ gering ausfallen (z.B. die Einführung einer Scanlösung, evtl. auch Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung).
• Oder wird ein kooperationsintensives DM-Szenario umgesetzt, das veränderte Zugriffsrechte, sowie neue Versionierungsregeln erfordert und den Anwendern neue Abläufe ermöglicht? Hier zeichnen sich erhebliche Umstellungen für die Anwender ab, die dem Change Management eine erhöhte Bedeutung zuweisen.

Auf Basis dieser Betrachtung können die Elemente und die Aufwändigkeit des Change Management projektspezifisch festgelegt werden. Unabhängig hiervon treten regelmäßig fünf Themenbereiche in Erscheinung, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen.

Kernthemen für ein DMS-Change Management

Im Rahmen der Zielfindung im Change Management geht es vor allem darum, die Veränderungsziele (Kostenreduzierung, Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, Prozessbeschleunigung, etc.) auf für die Anwender erkennbare bzw. beeinflussbare Ziele herunterzubrechen. Dies können z.B. sein: Vollständigkeit des Dokumentenbestandes bis zu einem bestimmten Zeitpunkt, Unterschreiten von Zugriffszeiten oder die Qualität von Trefferlisten.

So wird eine Erfolgskontrolle möglich, die die Zielerreichung für Anwender und Management sichtbar macht. Fehlentwicklungen bei Aufwand, Nutzen sowie Akzeptanz können rechtzeitig erkannt und korrigiert werden. Speziell die aussagefähige Erfolgskontrolle kann entscheidend für den weiteren Ausbau des Systems werden.

Maßgebliche Einbeziehung: Die Mitarbeiter bei der Entwicklung und Einführung neuer DM-Anwendungen mit einzubeziehen ist eigentlich selbstverständlich. Bei einem DMS-Projekt sollte das Hauptaugenmerk auf der Neugestaltung der Prozesse und der Rechte, aber auch auf dem tatsächlichen Einsatz („Leben“) der neuen DM-Anwendung liegen. Letzteres betrifft z.B. die schrittweise Umsetzung bestimmter Teilszenarien oder die lernfortschrittsgesteuerte Freischaltung und Nutzung von zusätzlichen Funktionen.

Das schnelle Erreichen erster Erfolge (Quick Wins) hilft dabei, die Akzeptanz des neuen Systems zu fördern und zu festigen. Die Einführungsszenarien sind darauf auszurichten. Ein Quick Win kann z.B. die automatische Versorgung des Nutzers mit Schlüsseldokumenten durch eine Abofunktion sein. Typisch ist, dass schon in der Testphase ein für die Anwender attraktiver Nutzen des DMS „greifbar“ wird. Dieser Erfahrung sollte man Vorrang vor einer vollen Verfügbarkeit aller Features einräumen.

Im Rahmen der Einweisung bzw. Schulung ist vor allem der Umgang mit typischen Arbeitssituationen gefragt und weniger das Vermitteln der Bedienfunktionen an sich. Charakteristisch sind etwa Fragen dieser Art: Wie kann ich meinen Entwurf vor dem Zugriff anderer schützen? Wie finde ich die Versionierungen des Dokuments X während der letzten drei Wochen? Je anspruchsvoller die Anwendung, um so intensiver ist das Regelwerk und dessen Anwendung im Rahmen der Arbeitsprozesse während der Einweisungsphase einzuüben.

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