Als Berater begleitete Prof. Dr. Stefan Sorg eine Vielzahl von Unternehmen bei der erfolgreichen Planung und Umsetzung von Projekten im Bereich Enterprise Content Management (ECM).  Im Jahr 2007 veröffentlichte er in Zusammenarbeit mit der PENTADOC AG die vielbeachtete Studie "ECM - so handeln die Entscheider!". Er ist Mitautor des vor kurzem erschienenen Buches "Wegweiser für Manager: Das papierarme Büro". Als ausgewiesener ECM-Experte hält Prof. Dr. Sorg außerdem Vorträge und publiziert in renommierten Fachzeitschriften.

Sowohl die CeBIT 2010 als auch die letztjährige DMS Expo hatten einen dramatischen Ausstellerrückgang zu verzeichnen. Wie beurteilen Sie vor dem Hintergrund der weltweiten Finanz- und Wirtschaftskrise die gegenwärtige Situation der ECM - Branche?

Prof. Dr. Sorg: Klar ist, dass sich auch die ECM-Branche der weltweiten Wirtschaftskrise nicht völlig entziehen kann. Viele (potentielle) ECM-Anwenderunternehmen sind verunsichert bzw. warten erst einmal ab, sehen sich teilweise mit Finanzierungsproblemen konfrontiert und stehen unter verschärftem Kostendruck. Das drückt sich auch in einer Abnahme der Investitionsbereitschaft aus.
Die Zeiten werden damit auch für die ECM-Hersteller mehr oder weniger härter, insbesondere müssen sie sich einem noch intensiveren Verdrängungswettbewerb stellen.

Obwohl in modernen Content Management Lösungen für Unternehmen enormes Nutzen-Potential stecken kann, fallen geplante ECM-Investitionen in wirtschaftlich schwierigen Zeiten oftmals als erstes dem Rotstift zum Opfer.
Was sind die Gründe hierfür?

Prof. Dr. Sorg: Es ist zu konstatieren, dass es den ECM-Herstellern trotz mancher Bemühungen in den vergangenen Jahren immer noch nicht gelungen ist, auf Entscheider-Ebene ein umfassendes Bewusstsein für das Thema ECM und die damit verbundenen Chancen zu schaffen.
Die Folge: Geringes Wissen über ECM fördert dessen Unterschätzung. Notwendige und sinnvolle Investitionen in diesem Bereich werden daher vom Management oftmals als nachrangig eingestuft und fallen letztlich vermeintlichen „Sparmaßnahmen" zum Opfer.
Hier müssen die ECM-Anbieter den Hebel ansetzen. Den Entscheidern muss vermittelt werden, dass gerade angesichts der aktuellen Wirtschaftskrise die ungenutzten Potentiale von ECM-Lösungen ein Luxus sind, den sie sich nicht leisten sollten und auch nicht leisten können! 

Wie sollten die ECM-Hersteller jetzt agieren?

Prof. Dr. Sorg: ECM als Begriff ist nach wie vor erklärungsbedürftig. ECM-Hersteller müssen dabei ihre Kommunikationsstrategie wesentlich konsequenter auf die Entscheider-Ebene ausrichten. Es müssen die inhaltlichen (nicht: technischen) Probleme angesprochen werden, die dem Management gegenwärtig auf den Nägeln brennen. Schneller, günstiger, flexibler und effizienter in den künftig kritischen Geschäftsablaufen durch ECM: diese Schlüsselbegriffe finden das Interesse der Entscheider - ganz besonders in Zeiten wie diesen.
Statt wie üblich in Krisenzeiten als erstes die Marketing-Aktivitäten radikal zurückzufahren -wie es teilweise im Vorfeld der diesjährigen CeBIT zu beobachten war - sollten ECM-Hersteller versuchen antizyklisch zu agieren. Denn schließlich bieten sie Lösungen an, die für Unternehmen ein Schlüssel zur Bewältigung der Krise, aber auch für deren Zukunftsfähigkeit sein können.  
Wenn es gelingt dies umzusetzen, dann bieten sich für ECM-Hersteller sogar klare Chancen in der Krise!

Welches könnten in nächster Zeit die bestimmenden Themen im Bereich ECM sein?

Prof. Dr. Sorg: Während in den letzten Jahren ein Trend hin zu vielfältigsten Themen wie Compliance, Kundenbindung, Sicherheit etc. festzustellen war, wird es jetzt zu einer deutlichen Rückbesinnung und Fokussierung auf das Thema Kostensenkung kommen. Dadurch rücken teils ganz banale Baustellen in den Blickpunkt, die man scheinbar vielerorts für erledigt hielt. Man denke etwa an die Reduzierung von „Schattenfunktionen", wie manche Forscher sagen, d.h. die Eliminierung von kaum wertsteigernden aber kostspieligen Attributen vieler Büroprozesse: Suchen, Warten, Kopieren, Abgleichen, Aktualisieren. Moderne Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme können hier wahre Wunder an Effizienzsteigerungen vollbringen. In Krisenzeiten konzentrieren sich Unternehmen vorzugsweise auf Projekte die sich relativ schnell bezahlt machen. Dabei sollte man jedoch darauf achten, dass man das „große Ganze", d.h. die langfristigen Wirkungspotentiale von ECM (mehr Wissen, mehr Innovation, Modellierung neuer Geschäftsprozesse) nicht aus den Augen verliert.