Wie man ein Wissensportal richtig aufsetzt.

Wissen ist für Unternehmen eine der wichtigsten Ressourcen. Im Prinzip geht es darum, vorhandene Informationen effektiver zu nutzen, sei es um Produktinnovationen zu erreichen oder Prozesse effizienter ablaufen zu lassen. Es ist daher essentiell, die Erfahrungen und Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter, aber auch Erfahrungen aus Prozessen, Projekten, Geschäften etc. sowie externe Informationen zugänglich zu machen und dafür zu sorgen, dass daraus neues nutzbares Wissen entstehen kann.

Die Idee

Wissensportale sollen bei dieser Aufgabe helfen. Nicht nur, indem sie den Zugriff auf Informationen vereinfachen, sondern auch die Verknüpfung von Informationen erleichtern und den fachlichen Austausch zwischen Mitarbeitern fördern. Doch worauf kommt es bei der Schaffung so eines Portals an?

Diese Frage stellte sich auch ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen. Der steigende Druck durch Konkurrenten, die gewachsene Zahl von Produktvarianten und Prozessalternativen sowie die verstärkten Service- und Qualitätsanforderungen der Kunden führten zu der Anforderung, schneller und vor allem innovativer zu werden.

Umsetzung mit Stolpersteinen

Im Bewusstsein, dass viel „Wissen“ in den vorhandenen Dokumenten des Unternehmens steckt, wurde eine Portal-Software beschafft und begonnen, die für die Bereiche Produktion, Entwicklung und Kundendienst relevanten Dokumente zentral zugänglich zu machen: Reklamationsmeldungen, Qualitätsunterlagen, Prüfberichte, Produktinformationen, etc..

Im Projektverlauf stellte sich aber sehr schnell heraus, dass ein reines Zugänglichmachen von Dokumenten nicht ausreichte. Die „Produktion“ z.B. monierte, dass sie zwar die vom Kundendienst eingestellten Reklamationsberichte einzeln abrufen konnte, aber keine Informationen über Tendenzen oder Häufigkeiten bekam. Dem Kundendienst wiederum fehlte der Überblick über den Reparaturfortschritt bei Ausbesserungen im Werk. Er konnte nachfragenden Kunden also keine befriedigende Antwort geben. Beide Informationen waren aber in spezifischen Anwendungen des Unternehmens vorhanden! Nachdem in das Portal eine Abfrage integriert wurde, waren die Mitarbeiter in der Lage, Informationen der „Fremdabteilung“ für die eigene Arbeit zu nutzen.

Erfolg hat Gründe

Im Folgenden wurden weitere Funktionen integriert: eine Produktdatenbank mit Hinweisen zu Fehleranfälligkeiten, ein Expertenverzeichnis, Projekträume für die bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Es ist geplant, künftig auch die Zulieferer in bestimmte Bereiche des Portals mit einzubinden um noch mehr Synergieeffekte erzielen zu können.

Ein wichtiger Faktor auf dem Weg zum echten Wissensportal war die konsequente und klare Strukturierung der Informationen und Dokumente. Vormals bereichspezifische oder sogar individuelle Bezeichnungen und Ordnungsstrukturen wurden vereinheitlicht, sodass alle dieselbe „Sprache“ sprechen konnten. Das erleichterte auch das Verknüpfen von Informationen. Daneben gab es aber noch andere wichtige Erfolgsfaktoren: z.B. der Weg der kleinen Schritte. Nur dieser ermöglichte es allen Beteiligten, sich mit der neuen offeneren und kommunikativeren Arbeitsweise anzufreunden und deren Vorteile zu erkennen.

Augenzwinkernd...

Vielleicht lieber Leser, haben Sie schon gemerkt, dass es sich sowohl um ein fiktives Unternehmen als auch fiktives Projekt handelt. Aber nichtsdestotrotz liefert die „Projektbeschreibung“ Hinweise auf einen schlüssigen Weg, um ein solches Portal zu entwickeln, denn: die Software für Portalanwendungen gibt es längst zu kaufen. Es ist technisch möglich, aufwendige und leistungsfähige Wissensportale zu kreieren. Der Knackpunkt liegt aber bei der Herangehensweise, der Akzeptanz der Mitarbeiter und weiteren „soften“ Faktoren.

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