Teil 1: DM im Facility-Managment.

Die Situation:
14814 - das ist die Anzahl der Dokumente, die aktuell von der Facility-Management-Abteilung eines Unternehmens verwaltet werden. Der überwiegende Teil sind Baupläne, hinzu kommen Verträge, Schriftwechsel (inkl. E-Mail), Gutachten, TÜV-Berichte, etc.

Bisher waren die Dokumente weit verstreut und wurden nach Kriterien abgelegt, deren Bedeutung oft nur dem einzelnen Mitarbeiter bekannt war. Die Folgen: da Informationen erst langwierig gesucht werden mussten (oft auch erfolglos), kam es zu erheblicher Doppelarbeit, falschen Entscheidungen und letztendlich zu langen Reaktionszeiten.

Die Lösung:
Die Abteilung entwickelte gemeinsam mit externen Beratern eine einheitlich strukturierte sowie umfassende Informations- und Wissensplattform. Diese stellt die Dokumentenbestände zentral nach einheitlichen Ablage- und Suchkriterien (quasi auf Knopfdruck) zur Verfügung.

Basis für die Plattform ist ein DM-System, welches nicht nur die Dokumente strukturiert aufnimmt, sondern auch die wichtigsten Arbeitsprozesse abbildet. Die bisherige Praxis (physische Verteilung der Dokumente und Kopien, handschriftliche Verfahrenshinweise, verteilte Lagerorte) wurde in diesem Zusammenhang gestrafft und mit neuen Funktionen unterstützt.

So werden die Dokumente heute sofort nach Eingang systematisch gescannt und in die jeweiligen elektronischen Postfächer der Sachbearbeiter verschoben. Diese vermerken Verfahrenshinweise und Arbeitsergebnisse als elektronische Notiz direkt auf dem Dokument und legen die Akte nach einheitlichen Kriterien in das zentrale Ablagesystem ab. Jedes Dokument ist somit nur einmal vorhanden und jederzeit schnell wieder zugänglich. Eine Versionskontrolle sichert die Nachprüfbarkeit von Veränderungen. Für die Sicherheit sorgt ein Rechtesystem welches unbefugtes Lesen oder Verändern der Dokumente und Notizen verhindert.

Wichtiger Erfolgsfaktor eines solchen Projekts: Das schnelle Erreichen einer „kritischen Masse" bei den Dokumentenbeständen. Denn erst dann werden die geplanten Nutzeffekte einer zentralen Informations- und Wissensplattform erreicht.

Dafür bedarf es einer zügigen Befüllung des Systems. Im vorliegenden Fall gelang dies mit der schnellen Übernahme der wichtigsten Altbestände und systematischen Erfassung aller neuen Dokumente durch sofortiges Einscannen. Je mehr Dokumente im System vorhanden waren, umso intensiver nutzten es die Anwender. Vor allem der Wegfall von Suchaufwand und die neugewonnene Transparenz überzeugten. Heute können und wollen die Anwender das System nicht mehr missen.

Fazit: Der volle Nutzwert einer solchen Anwendung wird erst nach einiger Zeit erreicht! Es bedarf also vorrangig Anstrengungen, diese Zeit durch intelligente „Befüllungs-"strategien sowie Aufklärung und gründliche Befähigung der Mitarbeiter zu verkürzen.

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