Dokumentenmanagement - eine primär organisatorische Herausforderung!

Nicht selten trifft man auf die Ansicht, die Einführung eines DMS wäre mit Kauf und geringfügiger Anpassung einer Standardsoftware erledigt. Trotz hohen Leistungsvermögens der heutigen DMS-Standardanwendungen passen diese aber in aller Regel nicht unmittelbar auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens. Ergänzende Spezifikationen mit Blick auf das Anwenderunternehmen sind zu ermitteln und festzuhalten. Dazu zählen z.B. die Abklärung der benötigten Dokumenttypen und -klassen, der prozessbezogenen Einbindung der Dokumente, der speziellen Lebenszyklen, der Zugriffsrechte, Ablagestrukturen und Archivierungserfordernisse.

Gerade aus der Berücksichtigung der kundenspezifischen Erfordernisse erzielt eine Dokumentenmanagementanwendung ihren besonderen Nutzen für das Unternehmen.
Das heisst natürlich nicht, alle alten eingefahrenen Verhaltenweisen in die neue DM-Praxis zu übernehmen. Das Unternehmen muß sich vielmehr Gedanken darüber machen, wie man die wichtigen Dokumente im Unternehmen wirklich effizient zugänglich machen und managen kann. Dies erfordert eine selbstkritische und ehrliche Betrachtung des heutigen Umgangs mit Dokumenten. Vielfach haben wir festgestellt, dass Unternehmen klar aufgestellte Leistungsprozesse besitzen und diese auch leben. Paradoxerweise werden aber die zugehörigen Dokumente oft nicht im Kontext der Prozesse organisiert, sondern sie bleiben weiterhin in der Obhut einzelner Abteilungen oder sogar Personen. Hier muß sich manches ändern!

Die Einführung eines DMS stellt eine große Chance dar, sich von ineffizienten Arbeitsweisen zu lösen indem man sich vor der Auswahl des technischen Systems Gedanken über das „Dokumentenmanagement“ an sich macht. Wir verstehen Dokumentenmanagement zuvorderst als organisatorisches Problem das zu lösen ist, bevor man eine neue elektronische Systemlösung einführt.

Ihre Ansprechpartner: Prof. Dr. Stefan Sorg, Prof. Dr. Manfred Seifert

Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!

Tel: 089 / 74 28 77 – 0

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